Чи вигідне вам платне сховище даних, що вирішує проблему автоматичного видалення повідомлень через 90 днів?

Стандартне налаштування електронної скриньки для офіційного листування (datová schránka) невблаганне: будь-яке повідомлення автоматично видаляється із системи через 90 днів від моменту вручення (або після вашого входу, або через так звану фікцію вручення через 10 днів). Якщо ви вчасно не створите резервну копію повідомлення, то безповоротно його втратите.

Сховище даних (Datový trezor) — це додаткова послуга, яка працює як постійний цифровий архів. Повідомлення в ньому залишаються надійно збереженими й після спливу 90-денного строку, причому в оригінальному вигляді разом з усіма підтвердженнями доставки, які є ключовими для доказування в суді чи податковій інспекції (finanční úřad).

Послугу ви оплачуєте з попередньо поповненого балансу або річною абонентською платою. Ціна залежить від місткості (кількості повідомлень), яку ви хочете зберігати:

• Базові пакети для менших підприємців починаються від кількох сотень CZK на рік.
• Корпоративні тарифи для великих обсягів повідомлень сягають тисяч CZK на рік.

Перевага в тому, що сховище є безпосередньо частиною скриньки — нічого не потрібно встановлювати чи переносити деінде.

Якщо ви не хочете платити за сховище, повідомлення доведеться зберігати вручну. По суті, у вас є три шляхи:

• Завантаження на комп’ютер: повідомлення зберігаєте у форматі .zfo (повне повідомлення разом з електронними підписами) або як PDF. Зверніть увагу, що лише формат .zfo гарантує повну юридичну чинність у майбутньому.
• Експорт на Портал громадянина (Portál občana): якщо ваша скринька пов’язана з Порталом громадянина, ви можете безкоштовно архівувати повідомлення там (з певним обмеженням місткості).
• Бухгалтерське програмне забезпечення: сучасні програми (Pohoda, Money S3 тощо) дають змогу автоматично завантажувати й архівувати повідомлення безпосередньо у ваш бухгалтерський облік.