Znáte to „papírové kolečko", kdy klientovi zašlete smlouvu e-mailem, ten musí najít tiskárnu, dokument podepsat, naskenovat (to často mobilem v pochybné kvalitě) a poslat zpět? Nebo v horším případě běžet na poštu nebo volat kurýra. Pozor – v roce 2026 už není online podpis žádným experimentem, ale standardem, který odděluje efektivní firmy od těch, které se topí v administrativě. Digitální transformace smluv totiž neznamená jen „vložit obrázek podpisu do PDF", je to cesta k maximální bezpečnosti a právní neprůstřelnosti. Je pak úplně jedno, jestli sedíte v coworku, nebo zrovna odbavujete zakázky z pláže. Jak to funguje konkrétně?

Mnoho lidí si pod pojmem „digitální smlouva" představí PDF dokument, do kterého v editoru vložili obrázek svého naskenovaného podpisu. To je ale mýtus, který může být u soudu riskantní. Skutečná digitalizace je o celém životním cyklu dokumentu, který probíhá v zabezpečeném prostředí. V praxi to znamená, že se zbavujete papíru od začátku až do konce:

• Vytvoření a příprava: Smlouvu rozhodně dávno nemusíte vyplňovat ručně, ale stačí si ji vygenerovat jednoduše ze šablony v aplikaci (např. přes Legito).
• Vyjednávání: Připomínky klienta neřešíte v deseti verzích Wordu v přílohách několika e-mailů, ale přímo v rozhraní jedné jediné platformy a nic tak nikdo nepřehlédne.
• Samotný podpis: Podpis probíhá na základě tzv. auditní stopy, kdy systém zaznamená, kdo dokument otevřel, kdy ho podepsal, z jaké IP adresy a často identitu ověří.
• Automatizace: Jakmile je dokument podepsán, systém automaticky rozešle kopie všem stranám a uloží ho do archivu, takže ani žádné ruční přeposílání není potřeba.

Jakmile je dokument podepsán, zároveň putuje do digitálního šanonu, který na rozdíl od toho papírového nikdy neshoří, neztratí se ani jej omylem nepolijete kávou. Moderní systémy ukládají smlouvy na šifrovaná cloudová úložiště, kde díky vyhledávání najdete cokoli během pár sekund místo hodin listování v archivu. Výhodou je i dlouhodobá právní jistota – díky elektronickým časovým razítkům zůstávají dokumenty plně ověřitelné a průkazné i po letech, což z nich dělá podstatně bezpečnější a skladnější řešení, než je klasický sklad plný zaprášených šanonů.

Digitalizace smluv dávno není jen pro velké korporace. Naopak, největší užitek přináší těm, kteří chtějí podnikat efektivně a bez zbytečné zátěže – například:

Proč je takový postup víc než jen „papír v počítači"? Zatímco u papírové smlouvy může někdo teoreticky vyměnit prostřední list, u digitálně podepsaného souboru přes vybrané služby jakákoli změna v textu po podpisu okamžitě zneplatní digitální pečeť. Je to zkrátka neprůstřelné řešení, které chrání obě strany mnohem lépe než modrá propiska. A to není vše:

Téměř cokoli, co běžně v podnikání potkáte, tedy například:

Na trhu je několik hráčů, stačí si z obstojné nabídky vybrat:

• Signi: Česká jednička s podporou BankID a SMS ověřování. Skvělá volba pro ty, co chtějí mít vše v češtině a v souladu s místní legislativou.
  • Signi cena: Verze zdarma pro start, placené tarify cca od 500 Kč měsíčně.
• DigiSign: Maximálně jednoduché a přehledné rozhraní, které nezatěžuje klienta. Ideální pro rychlý přechod na digitální smlouvy bez školení.
  • DigiSign cena: Kreditový systém nebo paušál cca od 400 Kč měsíčně.
• DocuSign: Globální standard. Nutnost, pokud podepisujete smlouvy se zahraničními partnery, kteří vyžadují světoznámou platformu.
  • DocuSign cena: Přibližně 10–40 USD měsíčně za uživatele podle funkcí.
• Legal Systems: Pro náročné. Neřeší jen podpis, ale celou automatizaci a generování smluv z vašich dat na pár kliknutí.
  • Cena řešení: Individuální dle míry automatizace, od jednotek tisíc Kč měsíčně.

Digitalizace smluv není jen ekologickým gestem, které šetří lesy, ale především konkurenční výhodou. Tím, že ze svého podnikání odstraníte zbytečné bariéry, zrychlíte svůj byznys a získáte absolutní právní klid – s vědomím, že vaše dokumenty jsou v bezpečí, neztratí se a jejich pravost je díky auditní stopě neprůstřelná. Když si navíc spočítáte náklady na tisk, tonery, obálky, poštovné a drahý čas strávený administrativou, zjistíte, že online podpis je i finančně nejrozumnější cestou. Podnikat moderně v roce 2026 znamená podepisovat chytře, bezpečně, jedno kde zrovna jste.

V případě dotazů se nám ve všední dny 9:00–17:00 ozvěte – kontakty v patičce (dole na stránce).