Autorizovaná konverze dokumentů
Potřebujete rychle doručit elektronicky dokument, který však úřad akceptuje pouze jako originál a standardní sken nestačí? Nebo chcete naopak vytisknout dokument s elektronickým podpisem, aby došlo k zachování jeho účinnosti? Situaci může vyřešit autorizovaná konverze.
Co to je autorizovaná konverze?
Jedná se o nepříliš známou, avšak užitečnou službu poskytovanou na pobočkách CzechPointu, případně u notáře.
Při autorizované konverzi dochází k úplnému převedení dokumentu z listinné podoby do elektronické, nebo k úplnému převedení elektronického dokumentu do listinné podoby. Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl.
Kdy mohu službu využít a jak funguje?
Autorizovaná konverze Vám usnadní doručení oficiálních dokumentů ať už na úřady, nebo jiným subjektům.
Pokud řešíte například na poslední chvíli změnu ve vaší společnosti, máte poslední den na podání návrhu a nemáte šanci se dostavit na podatelnu, můžete potřebné dokumenty přinést na kteroukoliv pobočku CzechPointu a požádat o jejich autorizovanou konverzi do elektronické podoby.
Czechpoint vám dokumenty „naskenuje“ do PDF souboru, který si můžete
- nechat zaslat do vámi nahlášené datové schránky*
- nechat nahrát do online úložiště, ze kterého ho následně stáhnete
- nechat nahrát na USB disk (pozor, tuto možnost nenabízí všechny pobočky)
Tento PDF soubor obsahuje speciální elektronickou doložku. Ta potvrzuje, že se jedná o totožný dokument, který byl předložen fyzicky a nebylo do něj elektronicky nijak zasahováno, proto jej lze ve většině případů uznat jako plnohodnotný originál. Do PDF souboru tedy ani následně nijak nezasahujte (nespojujte jej s jiným PDF apod.)
Následně takto konvertovaný dokument můžete doručit prostřednictvím datové schránky na soud, či jiný úřad dle povahy situace a stihnout tak váš deadline.
* CzechPoint neodešle konverzi do datové schránky jiného úřadu či státní instituce. Konverzi musíte nechat zaslat do své datovky, a z té následně dokument doručit na úřad
Jde to i obráceně
Pokud jste právě obdrželi dokument s elektronickým podpisem a potřebujete jej doručit jinému subjektu fyzicky, můžete jej stáhnout na USB disk a stejným způsobem na pobočce CzechPointu nechat převést do papírové podoby. Tak zůstane opět zachovaná jeho právní účinnost, které by při standardním tisku zanikla.
Konverze přijde vhod i třeba pokud potřebujete okamžitě doručit oficiální dokument na druhý konec republiky. Konverzi, kterou vám na poště vyhotoví přepošlete vašemu známému či obchodnímu partnerovi emailem. Ten jej po stažení na USB může na CzechPointu převést opět do listinné podoby a ihned použít.
Kolik konverze dokumentu stojí a jakou má platnost?
Cena služby je 30 Kč za stranu.
Zkonvertovaný dokument má platnost 3 měsíce.
Pokud obsahuje ověřený podpis, věnujte pozornosti i datu ověření podpisu. Platnost ověřeného podpisu je také 3 měsíce, pokud tedy konverze vznikla například až měsíc po ověření podpisu, bude ve třetím měsíci od zkonvertování dokument již neplatný
Nevýhody
Jak už tomu bývá, i tato služba má své neduhy. Tím hlavním je nedostatečné proškolení a informovanost personálu úřadů napříč ČR.
Ve větších městech si s konverzí většinou poradí. Pokud však doručujete konverzi v elektronické podobě na úřady v menších městech, často se můžete setkat s odmítavým přístupem, kdy Vám pracovník úřadu sdělí, že může dokument uznat pouze v originální papírové podobě.
V drtivé většině situací je úřad ze zákona povinen konverzi uznat (za předpokladu že obsahuje všechny technické náležitosti a byla doručena z datové schránky subjektu, jenž je předmětem podání). Pokud Vám tedy zaslanou konverzi odmítne pracovník úřadu uznat, můžete požádat o posouzení situace vedoucím daného odboru s odvoláním na § 22 Zákona č. 300/2008 Sb o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (https://www.zakonyprolidi.cz/cs/2008-300).
Další nepříjemností pak může být technické selhání systému CzechPoint, kdy se při zhotovení konverze do souboru nenahrají veškerá potřebná data. Druhé straně tak při pokusu o načtení platnost dokumentu nelze ověřit a nemůže ho uznat.
