Datová schránka
Komunikace s úřady – mnohdy nepříjemná činnost, ať už kvůli matoucí komunikaci státních institucí, složitosti formulářů, nebo nevyhovujícím otevíracím dobám kontaktních míst. V tomto článku vysvětlíme, jak si ji lze výrazně usnadnit a zároveň ušetřit spoustu času.
Co to je datová schránka?
Jedná se o elektronické úložiště, které je určeno ke komunikaci mezi orgány veřejné moci a fyzickými a právnickými osobami. Ve zkratce lze říct, že se jedná o obdobu e-mailu, určenou k oficiální elektronické komunikaci se státem, firmami či občany. Elektronický dokument doručený přes datovou schránku má stejnou právní účinnost jako papír s kulatým razítkem v tištěné podobě.
Pro koho je datová schránka určena a jak ji zřídit?
Datovou schránku disponují veškeré úřady. Stejně tak ji ze zákona mají povinou veškeré právnické osoby, kterým je automaticky zřízena hned po vzniku, údaje jsou doručeny poštou na trvalé bydliště jednatele.
Fyzické osoby si ji mohou zdarma zřídit dobrovolně – osobně na CzechPointu, online, nebo poštou.
Od roku 2023 budou datové schránky automaticky zřízeny i všem OSVČ.
Pokud své přihlašovací údaje ztratíte, můžete si až 3x nechat zdarma vygenerovat nové.
TIP: Pokud zakládáte novou společnost a plánujete datovou schránku ihned využívat, můžete se zastavit jakožto jednatel pro údaje na CzechPointu ihned po zápisu do obchodního rejstříku. Doručení údajů státem může trvat i měsíc a někdy k němu nemusí dojít vůbec.
Jaké jsou výhody a nevýhody datové schránky
Výhody
Obrovská úspora času - oproti cestám na úřady a následným čekáním u vyvolávacího automatu ušetříte desítky hodin.
Jistota doručení, potvrzení – datové zprávy jsou doručeny ihned, do minuty po odeslání máte k dispozici potvrzení o doručení, které si můžete uložit a kdykoliv s ním doručení dokumentu prokázat. Oproti klasickému podacímu lístku tak máte potvrzené, že příjemce zprávu obdržel, nikoliv že jste ji pouze odeslali.
Neunikne vám důležité psaní – pokud máte datovou schránku, úřady jsou povinny využívat jí jako primární komunikační kanál. S jistotou tak víte, že vše důležité vám bude doručeno tam, už žádné nevyzvednuté doporučené zásilky vrácené odesílateli.
Možnost vyřídit korespondenční kdykoliv – nejste limitování otevírací dobou úřadů a dalších institucí.
Úspora nákladů – komunikace s úřady je zcela zdarma, zaslání ostatním subjektům je zpoplatněno částkou 5 Kč. Oproti běžnému poštovnému opět významný rozdíl.
Nevýhody
Neunikne vám důležité psaní - tato funkce má i své proti. Veškeré zprávy obdržené přes datovou schránku jsou po 10 dnech automaticky považovány za doručené, i pokud jste zprávu ani neotevřeli. Vaši datovou schránku tak musíte pravidelně hlídat. Ideálním řešením je zde nastavit si notifikaci do SMS, nebo alespoň do e-mailu.
Omezená doba uložení zpráv – pokud si neplatíte doplňkovou funkci Datový trezor, jsou doručené zprávy ve vaší datové schránce po 90 dnech automaticky odstraněny. Pokud si zprávu uložíte v PDF, ztratí své časové razítko, které potvrzuje data ve zprávě a její doručení.
Pokuta pro právnické osoby za nevyužívání – Právnické osoby mají ze zákona datovou schránkou nejen zřízenou, ale i povinnost ji při komunikaci s úřady výhradně používat. Pokud subjekt učiní podání v papírové podobě místo zaslání datovou schránkou, vystavuje se riziku pokuty až 1 000 Kč.
