Elektronický podpis pro podnikatele – byznysový průvodce světem e-podpisů
Z našeho seriálu článků o podnikatelských online procesech už víte, kde sehnat neprůstřelné vzory smluv, aby vás v budoucnu nic nepřekvapilo. Zároveň jsme si ukázali, i jak na digitální správu smluv a dohod (automatizace, archiv), aby vám byznys plynule běžel jako příslovečné švýcarské hodinky. V tomto článku se proto ještě podíváme na zásadní a velmi důležitý „oslí můstek" mezi těmito dvěma světy, na elektronický podpis. Bez něj je totiž i ten nejlepší vzor smlouvy jen kusem digitálního papíru a váš archiv jen skladištěm neplatných dokumentů.
V jakých případech potřebujete elektronický podpis?
Elektronický podpis není jen pro technologické nadšence, je to nástroj, který vám rozváže ruce v situacích, které jako podnikatel řešíte dnes a denně:
- Smluvní agenda: Smlouvy o dílo, NDA (mlčenlivost) či nájmy podepíšete bez tiskárny
- Komunikace se státem: Daňová přiznání, komunikace s ČSSZ a zdravotními pojišťovnami
- Bankovní operace: Stále víc bank umožňuje online podpis smluv a dokumentace
- HR a zaměstnanci: Mzdové výměry, DPP/DPČ či předávací protokoly k IT technice
Není podpis jako podpis: Poznejte rozdíly mezi nimi
V digitálním světě se nehraje na krasopis, ale na tzv. certifikáty. Podle evropského nařízení eIDAS a české legislativy rozlišujeme tyto úrovně elektronických podpisů:
| Typ podpisu | Jistota | Na jaké dokumenty se hodí? | Kde a jak ho získat? |
|---|---|---|---|
| Prostý (SES) | Nízká | Běžné e-maily, interní schvalování | Máte ho hned (např. e-mailový podpis) |
| Zaručený (AES) | Střední | Obchodní smlouvy (B2B), pracovní smlouvy, nájmy | Digisign.cz, BankID Sign, Software602 Signer |
| Uznávaný (UEP) | Vysoká | Veškerá podání na úřady (FÚ, ČSSZ), datové schránky | Certifikát v PC (např. PostSignum na poště) |
| Kvalifikovaný (QES) | Nejvyšší | Plné moci, zakládání firem, převody nemovitostí | USB token / čipová karta + certifikát |
Proč se podnikatelům elektronický podpis vyplatí?
Digitalizace je způsob, jak získat náskok a ušetřit nemalé peníze. S elektronickým podpisem zapomeňte na tisk, tonery a poštovné. Navíc ušetříte i na úřadech. Autorizovaná konverze na Czech POINTu stojí 30 Kč za započatou stránku, samotný podpis pak ještě 50 Kč. S vlastním podpisem a správným softwarem si úkony uděláte sami v počítači a zdarma.
Úspora času
Podepisujete kdykoli a odkudkoli na světě. Už žádné čekání na kurýra ani na poště.
Právní jistota
Kvalifikovaný podpis (QES) má stejnou váhu jako ověřený podpis od notáře.
Ochrana a integrita
Dokument nelze pozměnit ani padělat. Jakýkoli zásah systém hned odhalí.
Mezinárodní platnost
Díky nařízení eIDAS je váš elektronický podpis uznáván všude v celé Evropské unii.
Jak si elektronický podpis vyřídit a kolik to stojí?
Abyste mohli podepisovat na úrovni, kterou uznávají úřady a soudy (tedy na úrovni podpisu uznávaný a kvalifikovaný), musíte si pořídit digitální identitu – kvalifikovaný certifikát. U nižších úrovní (prostý elektronický podpis) si nic vyřizovat nemusíte, ale také za nimi nestojí žádná právní záruka.
Kde certifikát získat? Nejčastěji na přepážce Czech POINT (na poště), kde budete potřebovat občanský průkaz a cca 15 minut času. Alternativou je vyřízení online pomocí eObčanky nebo Bankovní identity. Aktuální ceny certifikátů (běžně platnost 1 rok):
- PostSignum (Česká pošta): cca 440 Kč
- eIdentity: cca 478 Kč
- I.CA: cca 725 Kč
Jaký software na e-podepisování zvolit a kolik stojí?
Samotný certifikát z pošty je jen „inkoust". Aby vznikla platná smlouva, potřebujete ještě pero, tedy software a opatřit ji pečetí, tedy časovým razítkem.
Časové razítko: digitální pečeť za pár korun
Zatímco certifikát potvrzuje KDO dokument podepisuje, časové razítko nezpochybnitelně prokazuje, KDY se tak stalo. Bez něj by váš podpis po vypršení roční platnosti certifikátu „zreznul". Razítka se kupují jako „kredit" (balíček) u vybrané autority – např. PostSignum nebo Software602. Běžně takový balíček 100–500 kusů vyjde na pár stokorun ~ jedno razítko tak stojí cca 1–2 Kč.
Software: vyberte si nástroj podle potřeby
- Acrobat Reader (Adobe) – Pro šetřivé živnostníky: Základní verze je zdarma. Vhodné pro OSVČ, kteří podepisují minimálně a nevadí jim složité ruční nastavování certifikátů a razítek. Software vás nijak nevede ani nehlídá termíny.
- Signer (Software602) – Pro malé a střední firmy (SME): Cena cca 2 500–3 000 Kč/rok. Profesionální standard, který vše hlídá za vás: expiraci certifikátů, časová razítka i legislativní správnost formátů. Ideální volba pro klidné spaní jednatele.
- ElektronickyPodpis.cz – Pro ty, kdo chtějí servis: Nabízejí balíčky (SW + certifikát + razítka) a hlavně pomoc s nastavením. Ideální, pokud se nechcete trápit instalací a chcete mít někoho na telefonu, kdo vám s vyřízením na poště pomůže.
- Digisign.cz – Pro dálkový prodej a obchodníky: Cloudové řešení od cca 500 Kč/měsíc. Klientovi pošlete odkaz a on podepíše prstem na mobilu. Skvělé pro realitní makléře nebo poradce, kteří potřebují od klienta podpis hned a na dálku.
- SecuSign (Software602) – Pro korporace a úřady: Systém s individuální cenou pro velké organizace. Nabízí masivní automatizaci, napojení na vnitřní systémy firmy a správu složitých schvalovacích procesů mezi desítkami oddělení.
Rekapitulace: Cesta k prvnímu e-podpisu ve 4 krocích
Ve zkratce: Chcete-li poslat smlouvu, použijete software, ve kterém pomocí svého certifikátu vytvoříte elektronický podpis a pro jistotu přidáte časové razítko, aby byla smlouva platná i za deset let. Pokud tedy chcete mít klid a vše právně v naprostém pořádku, postupujte takto:
| 1 | IDENTITA: Dojděte na poštu a nechte si vystavit certifikát. Budete mít soubor v PC. |
| 2 | NÁSTROJ: Pořiďte si vybraný software (např. Signer), do kterého certifikát vložíte. |
| 3 | OCHRANA: V něm si aktivujte razítka. Tím zajistíte, že smlouvy budou platné i za 10 let. |
| 4 | HOTOVO: Můžete podepisovat! Od této chvíle vyřídíte daně, smlouvy s klienty, nájemní dohody i pracovní smlouvy se zaměstnanci během pár vteřin – odkudkoliv na světě. |
Budoucnost je nevyhnutelně digitální, držte krok
Podepisovat papíry, skenovat je a posílat poštou je v roce 2026 přežitek, který vás stojí čas i peníze za kurýry. S kombinací kvalitního vzoru smlouvy, elektronického podpisu a digitálního archivu máte firmu v kapse – doslova. Takto lze dle typu byznysu ušetřit až desítky hodin měsíčně!
Chystáte se na podnikání? Podáme vám pomocnou ruku!
Pokud jste dosud nepodnikali a jde vám hlava kolem z toho, co je potřeba všechno zařídit a kam zajít, rádi vám pomůžeme se založením s.r.o. či se založením živnosti. U nich pak musíte uvést sídlo firmy (místo podnikání) – pokud máte jakýkoli problém uvést svou adresu (nájemce bytu či kanceláře si to nepřeje, nechcete veřejně psát adresu svého bydliště), nabízíme virtuální sídla.
A pokud byste potřebovali, zařídíme vám i účetnictví, zprostředkujeme právní poradenství, můžeme vám vytvořit i web či pomoci s marketingem. Prostě vše, co se podnikatelům hodí!
V případě dotazů se nám ve všední dny 9:00–17:00 ozvěte – kontakty v patičce (dole na stránce).
