Pokud zvažujete zřízení virtuálního sídla pro své podnikání (firmu či živnost), jistě máte řadu otázek. Jak to funguje? Kdo všechno může tuto službu využít? A jaké výhody či nevýhody s sebou tento krok přináší? V následujícím článku vám zodpovíme nejčastější dotazy, které nám podnikatelé a firmy ohledně virtuálních sídel často pokládají. Připravte se na jasné informace, které vám pomohou rozhodnout se, zda je virtuální sídlo tím pravým pro vás.

Virtuální sídlo je oficiální adresa firmy nebo živnostníka (OSVČ), která je zapsaná v obchodním nebo živnostenském rejstříku, ale fyzicky na ní nesídlí. Na rozdíl od fyzického sídla, kde skutečně vykonává činnost nebo má kancelář, virtuální sídlo slouží primárně jako administrativní adresa.

Virtuální sídlo zpravidla poskytuje specializovaná firma, která za klienty může i přebírat poštu, informovat je o jejím doručení a často nabízí i doplňkové služby (přeposílání dopisů, skenování nebo možnost pronájmu zasedací místnosti pro úřední účely apod.).

Tento způsob je zcela legální a běžně využívaný – obzvlášť mezi freelancery, OSVČ, menšími firmami a startupy, které nepotřebují fyzickou kancelář, ale musí mít oficiální adresu pro úřady.

Virtuální sídlo je ideálním řešením pro podnikatele, kteří nechtějí nebo nemohou uvést svou domovskou adresu jako sídlo firmy, resp. místo podnikání (OSVČ). Využívají ho často:

• OSVČ a freelanceři, kteří pracují z domova a chtějí si chránit své soukromí
• Začínající podnikatelé a startupy, co zatím nepotřebují vlastní kancelář
• Firmy registrované v jiném městě, které chtějí adresu v Praze či krajském městě
• Zahraniční podnikatele, kteří zakládají firmu v Česku, ale nemají tu zatím provozovnu
• Ti, kdo často mění bydliště, nebo bydlí v nájmu a nechtějí řešit souhlas jejich majitele

Virtuální sídlo poskytuje stabilní a oficiální adresu, kterou lze bezpečně uvést v obchodním rejstříku (živnostenském) a na fakturách, a to bez nutnosti vázat se na konkrétní nemovitost.

Virtuální sídlo přináší řadu praktických výhod, které ocení zejména podnikatelé hledající flexibilitu, úsporu nákladů a ochranu soukromí:

• Prestižní adresa anonymita – Adresa ve známé lokalitě (např. Praha, Brno apod.) působí důvěryhodně a profesionálně na partnery i zákazníky, a zároveň si podnikatel zachovává soukromí, protože nemusí uvádět svou domácí adresu veřejně – resp. to je pravda u OSVČ, u jednatele či společníka firmy s virtuální adresou to ale úplně pravda není, jelikož ti do rejstříku uvádí své trvalé bydliště (řešením je objednat si případně trvalý pobyt).
• Stabilita sídla a spolehlivost – Nemusíte řešit změnu sídla při stěhování nebo změně bydliště, oficiální adresa živnostníka či firmy tak zůstává stabilní, neměnná, což oceníte nejen při komunikaci s úřady, ale i při budování své podnikatelské značky.
• Rychlost získání sídla – Doba jeho zřízení závisí na poskytovateli a na konkrétním sídle. My jsme některá sídla schopni zřídit do 24 hodin od podpisu smlouvy a připsání platby na náš účet, u jiných sídel může být zpracování vyřízeno do 48 hodin.
• Doplňkové služby – Kromě samotné adresy nabízí poskytovatelé sídel i služby jako správu pošty, její skenování, notifikace o doručených zásilkách, možnost osobního vyzvednutí a administrativní (účetnictví, právní služby), byznysovou a marketingovou podporu.

Virtuální sídlo tak představuje efektivní způsob, jak mít profesionální zázemí bez nutnosti vlastnit nebo pronajímat kancelář.

Ačkoliv virtuální sídlo přináší spoustu výhod, má i několik omezení, které je dobré zvážit:

• Není vhodné pro provozovnu – Pokud potřebujete fyzické místo pro setkávání se zákazníky, sklad nebo dílnu, virtuální sídlo vám nic takového logicky nenahradí. Je totiž určeno čistě pro administrativní účely (uvedení na faktury, pro komunikaci s úřady atd.).
• Závislost na poskytovateli – Kvalita služeb závisí na tom, koho si vyberete, u těch neseriózních může docházet ke zpoždění v přeposílání pošty nebo nedostatečné komunikaci, proto je dobré volit ty prověřenými referencemi a doložitelnou historií.
• Potenciální kontrola od úřadů – V některých případech může finanční úřad vnímat virtuální sídlo s větší opatrností, zejména pokud na dané adrese sídlí stovky firem, ale neznamená to automaticky problém, ale jejich zákazník by měl být připraven doložit, že zde má zajištěnou možnost doručování a přebírání pošty.
• Složitější registrace k DPH u dobrovolných plátců – zejména u nových firem, kdy předpokladem pro registraci je mít alespoň 3 odběratele (jež jsou plátci DPH) a doložení business plánu (rozhoduje ale až konkrétní úředník a FÚ nemá povinnost statut udělit).
• Potenciálně problém s úvěrem v bance – u nových firem bez historie na virtuálním sídle může být problém získat úvěr v bance, jelikož ta bude vyžadovat minimálně jedno DPPO

Pro většinu malých firem a OSVČ ale tyto nevýhody nepředstavují zásadní překážku – zvlášť pokud využívají virtuální sídlo v souladu se zákonem a od spolehlivého poskytovatele.

Cena se liší podle lokality, délky smlouvy a rozsahu poskytovaných služeb. Obecně platí, že sídlo na atraktivní adrese bude dražší než na maloměstě, ale rozdíly nemusí být výrazné.

Například my nabízíme virtuální sídlo už od 89 Kč měsíčně, což je jedna z nejnižších cen na trhu.

Ve standardní variantě získáte oficiální adresu pro zápis do obchodního rejstříku a doručování úřední pošty. Za příplatek lze využít další služby jako přeposílání pošty, skenování zásilek atd.

Celkově jde o velmi dostupné řešení – zejména ve srovnání s náklady na klasickou kancelář nebo pronájem nemovitosti. Uvedená cena je bez DPH a platí při objednávce virtuálního sídla minimálně na 1 rok (však má jít o stabilní sídlo pro firmu či živnostníka).

Získání virtuálního sídla je opravdu rychlé a jednoduché. Stačí následující kroky:

1. Vybrat si spolehlivého poskytovatele
2. Vyplnit online objednávku, doložit identifikaci a případně pár dokumentů
3. Uzavřít s ním smlouvu na sídlo
4. Obdržíte souhlas s umístěním sídla
5. Souhlas doložíte při zápisu či změně údajů v rejstříku (obchodním či živnostenském)

Například u naší firmy SidloFirmyPraha5.cz si vše zařídíte online během několika minut. Vystavíme vám potřebné dokumenty, zaevidujeme vás v systému pro příjem pošty a v případě zájmu nabídneme i další služby (založení společnosti, vedení účetnictví, marketing či web atd.).

Získání virtuálního sídla je zpravidla otázkou několika hodin až jednotek dnů. Většina poskytovatelů – včetně SidloFirmyPraha5.cz – umožňuje sjednat službu online, takže vše zvládnete pohodlně a rychle. Stačí vyplnit formulář a vyčkat na kontaktování poskytovatelem.

Po vyplnění objednávky a uzavření smlouvy obdržíte obratem souhlas s umístěním sídla, který můžete ihned použít pro zápis do obchodního nebo živnostenského rejstříku. V případě platby kartou nebo rychlým převodem je můžete mít vše vyřízeno doslova během jednoho dne.

Potřebujete-li sídlo expresně, ve všední dny během pracovní doby doporučujeme využít telefon a ozvat se, abyste se svou poptávkou nezapadli mezi ostatní zákazníci, kteří tolik nepospíchají.

Výběr adresy pro virtuální sídlo závisí na několika faktorech, jako jsou vaše preference, povaha podnikání a případné legislativní požadavky. Při výběru byste měli zvážit:

• Lokalitu – Mnoho podnikatelů preferuje adresu ve větších městech, jako je Praha, Brno nebo Ostrava, aby jejich firma působila prestižněji, například adresa v Praze je velmi oblíbená pro firmy, které chtějí získat důvěru klientů a obchodních partnerů
• Typ podnikání – Pokud podnikáte v oboru, kde je důležitý osobní kontakt (např. poradenství nebo právní služby), může být výhodné mít adresu v centru města nebo na reprezentativní adrese
• Požadavky úřadů – Některé obory nebo podnikatelské činnosti mohou vyžadovat specifickou lokalitu, což ovlivní výběr adresy (například obory s licenčními požadavky, jako zdravotnická zařízení, advokátní kanceláře či banky, jelikož jsou dozorované ČNB)

Pokud nemáte preference, ideální je zvolit kvalitní a dobře dostupnou adresu, která vám umožní snadno komunikovat s úřady a zároveň nabídne dobrou image firmy.

Podmínky pro získání virtuálního sídla jsou obvykle velmi jednoduché. Pro jeho zajištění musíte splnit následující kroky:

1. Výběr poskytovatele – Zvolte firmu, která nabízí virtuální sídla, mnozí poskytovatelé jako my mají online nabídky na pár kliknutí, které zahrnují kompletní administrativní podporu
2. Uzavření smlouvy – Po výběru preferované adresy virtuálního sídla a služeb podepíšete smlouvu o poskytování virtuálního sídla (tento krok je často plně online)
3. Poskytnutí informací – Budete muset poskytnout údaje o vaší firmě či osobě, která bude odpovědná za příjem pošty, v některých případech je nutné doložit i doklady o identitě
4. Souhlas s umístěním sídla – Tento dokument, který vám poskytovatel vystaví, je důležitý pro zápis do rejstříku a bude sloužit jako oficiální potvrzení, že máte sídlo na dané adrese
5. Splnění legislativních podmínek – K získání virtuálního sídla by mělo být vše v souladu s legislativou a dobrý poskytovatel se postará, aby služba byla legální a bez problémů

Pošta je jednou z klíčových služeb, kterou virtuální sídlo nabízí (nebo nenabízí). Když máte virtuální sídlo, poskytovatel za vás přebírá veškerou poštu doručenou na adresu sídla, pokud si takovou variantu zaplatíte (ne každý ji potřebuje). Tato služba většinou zahrnuje:

• Přebírání pošty – Jakmile na adresu dorazí pošta, poskytovatel ji přebírá a informuje vás o jejím přijetí, obvykle e-mailem nebo prostřednictvím online systému
• Přeposílání pošty – Většina poskytovatelů nabízí přeposílání pošty na zvolenou adresu, můžete si zvolit, zda chcete, jak často vám má být přeposílána
• Skenování pošty – Někteří poskytovatelé, včetně nás nabízejí službu skenování pošty, takže vám pošta může být okamžitě poslána e-mailem nebo zpřístupněna v online účtu
• Vyzvednutí pošty – Pokud potřebujete, můžete si poštu vyzvednout osobně, někteří poskytovatelé nabízejí také možnost vyzvednutí po dohodě (záleží na variantě služby)

Pošta je tak plně zajištěna a vy se nemusíte starat o její přebírání, což šetří čas a zaručuje, že vám důležité dokumenty dorazí včas. Vždy se ovšem předem ujistěte, co si platíte v rámci služby virtuálního sídla. Ne každý tyto služby poskytuje – například u nás máte na výběr dle vybrané adresy běžně z více variant (abyste případně neplatili paušálně víc, když službu nevyužijete).

Musím za sídlo platit, když mám živnost pozastavenou? Pozastavení živnosti neznamená ukončení služby. Chcete-li službu ukončit, je třeba živnost zrušit čí sídlo přesunout jinam.

Podepisuje se u vás smlouva online? Ano, smlouvu zasíláme z domény Legal Systems na e-mail klienta. Otevřete ji, přečtěte a podepíšete prstem. Není nutné nic tisknout ani mít e-podpis.

Lze za vaše sídla platit měsíčně? Nikoli, minimální doba úhrady je jeden rok. V případě zájmu o delší období nám napište a fakturu upravíme dle vašeho požadavku.

Z jaké domény posíláte faktury a smlouvy? Smlouvy chodí z domény Legal Systems, faktury pak prostřednictvím platformy Fakturoid. Zkontrolujte si případně složku Spam a Hromadné.

Přijímáte poštu na všech vašich sídlech? Nikoli, doporučujeme proto si vždy rozkliknout konkrétní virtuální sídlo a ověřit si u něj, zda jsou služba příjmu pošty či jiné součástí nabídky.

Proč posíláte fakturu na prodloužení tak dopředu? Fakturu odesíláme automaticky 2 měsíce před koncem platnosti sídla, kdy cílem je poskytnout dostatek času na platby a případné úpravy.

V případě dotazů se nám ve všední dny 9:00–17:00 ozvěte – kontakty v patičce (dole na stránce).