Výběr účetního softwaru – jaké máte možnosti?

Proč investovat do účetního softwaru?

Účetní program vám může přinést četné výhody a časové úspory – tedy alespoň za předpokladu, že si vyberete ten správný, který obsahuje vše, co je pro vás a vaše podnikání rozhodující. Proto se nevyplácí vybírat účetní počítačový program bez průzkumu.

Mnoho uživatelů je se svým účetním programem nespokojených – alespoň tedy v začátcích. Často však není na vině samotný program, ale klient.

Uživatelé s negativními zkušenostmi vám o tom mohou vyprávět. S nedostačujícím účetním programem se příprava daní stává skutečnou noční můrou. Řada jedinců, kteří si vyberou svůj program do začátku, odmítají pokročilejší varianty, protože se nechtějí učit něco nového.

Výběr není jednoduchý

Na trhu je velmi široká nabídka individuálních programů pro zpracování daní. Problémem je, že ne všechny jsou vhodné pro vaše potřeby. Z různých důvodů se vám nebude dobře pracovat s každým z nich. Měli byste mít na paměti, že nákup účetního programu může být dlouhodobou investicí.

Právě ve chvíli, kdy si vyberete svůj první účetní program, dochází k největším průšvihům – uživatelé jej pak často zcela proklínají. A to je škoda, protože dobře zvolený program ušetří balík času a stresu. Vybírejte tedy svůj účetní software pečlivě a nenaleťte na různé propagační pasti vývojářů.

Proč živnostníci odmítají nákup softwarů?

Existuje řada důvodů, proč menší i větší firmy často zaujímají odmítavý postoj. V našem článku vám ukážeme, že tyto důvody jsou často nelogické a zbytečně vás okrádají o čas, který vám tyto programy mohou ušetřit. A není ho vůbec málo! Proč jsou tedy firmy a živnostníci v rozpacích z nákupu softwaru?

• Mají špatné zkušenosti.
• Myslí si, že účetní počítačový program je k ničemu.
• Bojí se o svá citlivá data.
• Obávají se vyšších nákladů na koupi.

Jak jsme už zmínili, za negativní dojem si mohou klienti často sami, protože nevěnovali dostatečnou pozornost výběru a zvolili první program, který jim Google vyhledávač našel. Strach z úniku choulostivých informací je zcela zbytečný, účetní softwary bývají proti zneužití dobře zajištěné.

Výběr správného počítačového softwaru

Každá firma má odlišné potřeby a vyžaduje různé moduly a kapacity. To se z velké části odvíjí od její velikosti. Tímto způsobem jsme rozdělili skupiny účetních programů do pěti zaměření. Konkrétně se podíváme na účetní počítačový program pro živnostníky, malé firmy, střední firmy, velké firmy, a nakonec neziskové organizace.

1. Účetní programy pro velké firmy

Vedení účetnictví velkých společností je čím dál více komplikované a požadavky na účetní software jsou obrovské. Zpravidla se tedy jedná o program, který je vyladěn a sestaven na míru dané společnosti. Disponuje unikátními funkcemi, které se běžně nemusí prodávat. Z tohoto důvodu skutečně není myslitelné, abychom jednoznačně řekli, který software je pro velké společnosti ideální. V případě, že bychom si měli vybrat z komerčně dostupných programů, které poskytují vše podstatné, jednalo by se o následující:

• POHODA E1 komplet,
• Money S5,
• HELIOS Green.

2. Účetní programy pro střední firmy

Společnosti, které se již vyprofilovaly na středně velké podniky, budou potřebovat řadu pokročilých modulů, aby zvládly celý plán nejen z hlediska poplatků, ale také například administrativy. Jaké balíčky a účetní software tedy budou výhodné pro středně velké podniky? Chtělo by to podívat se na směr, kterým se váš obchod ubírá, a na odvětví, ve kterém pracuje. K dohledu nad ním stále potřebujete velmi mnoho důležitých prvků, ale budete moci ušetřit peníze tím, že vyřadíte několik zbytečných funkcí. Mrkněte na následující programy:

• POHODA SQL Premium,
• Money S3 Premium.

3. Účetní programy pro malé firmy

V případě, že budete dohlížet na to, abyste ze základní živnosti vytvořili trochu prosperující obchod, bude na čase vybrat jiný účetní program. Obvykle proto, že budete potřebovat pokročilejší prvky, které váš současný už nezvládne. Který program je tedy vhodný pro malé firmy? Zejména ty menší, levnější, avšak solidní:

• Money S3 Start,
• POHODA Standard.

4. Pro živnostníky

Účetní program pro živnostníky nemusí obsahovat žádné další pokročilé funkce, správu financí pro několik pracovníků atd. Díky tomu ho většinou seženete levněji. Řada malých samostatných prodejců si dělá vlastní daně, takže je výrobci programů nechtějí zatěžovat moduly, které by byly nesmyslně nákladné a pro samostatného živnostníka prakticky nepřehledné. Jaké jsou vhodné softwary pro živnostníky?

• POHODA Lite,
• Money S3 Start.

5. Neziskové organizace

Nezisková organizace musí také vést vlastní účetnictví. Ať tak či onak, existují jiné zvláštní případy a odlišná pravidla než pro běžné společnosti. Neziskové organizace také často nejsou zahrnuty do základních účetních programů. Které balíčky a finanční systémy jsou pro ně tedy ideální? Kromě toho nepochybujte o tom, že některé společnosti nabízejí slevy na své balíčky v případě, že prokážete, že je kupujete právě pro neziskovou organizaci.

• Money S3 Lite,
• Money S3 Office.

Jak vybrat vhodný účetní software

Účetní program vám bude průběžně nabízet tolik, kolik si toho naobjednáte. Neexistuje žádný způsob, jak říci, co všechno by měl správný účetní program obsahovat. Ve skutečnosti to závisí na konkrétním povolení – licenci. V každém případě lze několik softwarů přizpůsobit vašim potřebám. Jaké hlavní prvky však účetní program musí mít?

Vedení účetnictví

Tato úloha zpracovává účetnictví a dokáže připravit rozpis nákladů a výnosů tak, aby byl pro vás výnos co nejvíce přehledný a zdůvodnitelný. V rámci vedení účetnictví by měl být program také schopen vypočítat mzdové náklady.

Banka

To může být výjimečně zajímavá funkce, která zaznamenává bankovní výpisy společně s možností spárovat bankovní výpisy s jednotlivými fakturami. To vám usnadní práci a v případě problému vás upozorní na chybu.

Pokladní doklady

Tato funkce umí vytvářet nejen příjmy, ale navíc i výdajové doklady. Také vám umožní tyto doklady přiřadit k jednotlivým fakturám. Dá se říci, že to bude jedna z kontrol, která zjistí, zda se doklady o platbách a faktury shodují, tj. zda se shodují vyčíslené částky.

Sklad

Je úloha, která vám umožní zaznamenávat veškerý vývoj, který se odehrál v distribučním centru. Budete také moci zadávat náklady na materiál a jeho vývoj ve skladu. Tímto způsobem můžete mít neustále přehled o tom, jak vypadá váš sklad.

Mzdy

Práce s financemi je cenná zejména v případě, že máte firmu s expanzivním počtem zástupců. V takovém případě jednoznačně doporučujeme tuto službu. Služba zpracovává personalistiku, vytváří výkazy pro finance zaměstnanců. Řeší výpočet odvodů na sociální a zdravotní pojištění a samozřejmě plánuje výplatní pásky pro vás i vaše zaměstnance.

Majetek

Jakmile vaše firma vlastní větší majetek, tento účetní počítačový program vám pomůže udržet prostředky pod kontrolou. Výhodou je, že ke zdrojům můžete běžně zahrnout i nákladová a skladová čísla v závislosti na vašich potřebách.

Internetový obchod

Pokud provozujete vlastní e-shop, bude se vám tato položka nepochybně hodit. Umí pracovat se skladem, takže zvládne i odepisovat položky ze skladu. Budete moci následně obchodovat s produkty a položkami fyzicky nebo automaticky. Díky sledování stavu zásob vás účetní program navíc upozorní na případné chybějící položky.

Demo účty

Většina společností, které se specializují na účetní software, nabídne svým potenciálním klientům několik druhů bezplatných zkušebních verzí, které vám umožní seznámit se s programem a zjistit, zda vám prostředí vyhovuje. Různé modely se od sebe značně liší, ověřte si tedy, zda jste vy nebo váš tým se softwarem opravdu spokojeni. Při zkoušení se zaměřte na funkce, které nejspíš budete v budoucnu potřebovat.

Nejspíš se setkáte až se třemi druhy zkušebních úprav účetního počítačového programu. Prvním z nich je demo účet, který vám umožní pracovat s omezenými alternativami. Dalším druhem účtu je takzvaný zkušební účet, kde získáte přístup k prémiovým funkcím programu na týden – zde budete moci provádět skutečnou práci. Posledním druhem je program zdarma. Ten může zůstat bezplatný po celou dobu využívání, ale mívá omezené kapacity. Všechny tři druhy účtů je dobré si vyzkoušet!

Na co nesmíte nezapomenout

Vždy si musíte určit, co od systému požadujete a očekáváte. Jinak se může stát, že si vyberete software, který vám nebude vyhovovat, nebo naopak takový, který je zbytečně drahý a s mnoha vychytávkami, které prostě nepotřebujete a vlastně ani nevíte, k čemu jsou. Odpovědi na následující otázky vám mohou pomoci správně vybrat:

• Jak velký je můj podnik?
• Budou mi stačit daňové evidence, nebo musím vést účetnictví?
• Jsem plátce DPH?
• Kolik informací budu muset zpracovávat?
• Budu se systémem pracovat já, nebo více osob?

Udělejte si seznam

Stejně tak byste si měli sepsat vše, co od programu požadujete, a myslet na delší časový horizont. V případě, že předpokládáte větší rozvoj firmy nebo například výraznější důraz na zahraniční obchodní vztahy, průběžně s těmito údaji pracujte při výběru účetního programu. Ušetříte si náklady, a navíc i nervy a stres. V případě, že je to životně důležité, neváhejte oslovit jiné firmy a kolegy v oboru, kteří takový software využívají.

Když říkáme – myslet dopředu, máme na mysli alespoň tři roky. Typicky jde o velmi dlouhou dobu, během níž se může zásadně změnit legislativa a software se může výrazně měnit. Současně je to období, u kterého si jistě rozvrhnete, co se s firmou stane a kam ji dovedete. Tímto způsobem byste měli být schopni posoudit, jaké funkce očekáváte od softwaru nyní a co očekáváte za tři roky. V tu chvíli budete moci rozšířit licenci programu, nebo si opět pořídit účetnický program vyšší třídy. Nezapomeňte také použít srovnání účetních programů.

Neustále porovnávejte konkurenci a další programy

Vždy porovnejte hlavní výhody různých účetních programů. Neporovnávejte hlavní body mezi sebou, ale mezi jednotlivými balíčky. Zjistíte, že každá firma nabízí zcela odlišné systémy a schopnosti v levnějších i dražších licencích. Rozhodně však trvejte na tom, jaké nástroje si přejete. I když je možné, že za počítačový program zaplatíte více, než jste původně plánovali, určitě to stojí za to.

Nebudete si pak rvát vlasy a přemýšlet, proč jste si nekoupili dražší počítačový program, který by vám ušetřil tolik práce! Při porovnávání berte v potaz i recenze – dávejte si však pozor, abyste se kvůli maličkostem nenechali odradit. Negativní recenze mohou být často vytrženy z kontextu.