Datová schránka pro podnikatele – základní informace

Komunikace s úřady – mnohdy nepříjemná činnost, ať už kvůli matoucí komunikaci státních institucí, složitosti formulářů nebo nevyhovujícím otevíracím dobám kontaktních míst. V tomto článku vysvětlíme, jak si ji lze výrazně usnadnit a zároveň ušetřit spoustu času.

• Všechny státní úřady – datovku mají orgány veřejné moci povinně, tedy ministerstva, krajské a obecní úřady, soudy, policie apod. Díky tomu lze doručovat dokumenty online, což šetří čas i náklady. Komunikace tímto způsobem je navíc považována za oficiální.
• Právnické osoby ~ firmy – datová schránka je povinná pro všechny firmy (např. s.r.o. nebo a.s.). Zřizuje se automaticky hned při vzniku společnosti a přístupové údaje jsou zaslány poštou na adresu trvalého bydliště jednatele.
• Fyzické osoby ~ OSVČ – od roku 2023 se datové schránky automaticky zřizují také všem osobám samostatně výdělečně činným, o čemž jsme psali již v tomto článku. Pokud podnikatel ztratí své přihlašovací údaje, může si až třikrát zdarma vyžádat nové.
• Fyzické osoby ~ občané – kdokoli si může datovku zřídit dobrovolně a zdarma. Hodí se pro komunikaci s úřady bez nutnosti osobní návštěvy či čekání na poště. Zřídit si ji jde osobně na Czech POINTu, online přes identitu občana nebo na základě žádosti zaslané poštou.

• Značná úspora času – místo cest na úřady a čekání u přepážek můžete s datovkou vše vyřídit online, což vám ušetří desítky hodin.
• Úspora nákladů – komunikace s úřady je zdarma a zaslání ostatním subjektům stojí jen 5 Kč, což je oproti klasickému poštovnému výrazná úspora.
• Neunikne vám důležité psaní – úřady používají datovou schránku jako primární komunikační kanál, takže všechny důležité dokumenty dorazí přímo k vám.
• Možnost vyřídit korespondenci kdykoli – nejste vázáni otevírací dobou úřadů ani jiných institucí a vše můžete řešit z pohodlí domova.
• Jistota doručení a potvrzení – datové zprávy jsou doručeny okamžitě a do minuty obdržíte potvrzení, které můžete uložit a kdykoli prokázat doručení.

• Neunikne vám důležité psaní – tato funkce má i své proti, jelikož všechny zprávy obdržené přes datovku jsou po 10 dnech považovány za doručené automaticky, i pokud jste zprávu ani neotevřeli, a tak si schránku musíte hlídat. Ideálním řešením je zde nastavit si notifikaci.
• Omezená doba uložení zpráv – pokud si neplatíte doplňkovou funkci Datový trezor, jsou doručené zprávy ve vaší datové schránce po 90 dnech automaticky odstraněny. Pokud si zprávu uložíte v PDF, ztratí své časové razítko, které potvrzuje data ve zprávě a její doručení.
• Pokuta pro právnické osoby za nevyužívání – Právnické osoby mají ze zákona datovou schránkou nejen zřízenou, ale i povinnost ji při komunikaci s úřady používat. Pokud subjekt učiní podání v papírové podobě místo zaslání datovkou, vystavuje se riziku pokuty.

• Podání různých přiznání hlášení – daňové přiznání a nejen to podáte rychle, bezpečně a bez čekání na (finančním) úřadě.
• Vyřízení záležitostí spojených s podnikáním – např. změny v živnostenském rejstříku, žádosti o opravy nebo zrušení živnosti.
• Získání výpisů z rejstříků – živnostenského, obchodního či insolvenčního rejstříku, bez nutnosti osobní návštěvy úřadu.
• Komunikace s úřady, obchodními partnery a zákazníky – zasílání smluv, faktur, oficiálních dokumentů a dalších písemností s potvrzením doručení.
• Podání přehledů pro sociální a zdravotní pojištění – včetně hlášení pro ČSSZ a zdravotní pojišťovny, vše elektronicky a bez papírování.

V případě dotazů se nám ve všední dny 9:00–17:00 ozvěte – kontakty v patičce (dole na stránce).