Datovka pro podnikatele – pro snadné začátky

Co přesně je datovka, kdo ji může využívat a kdo ji využívat musí, jaké jsou její hlavní výhody a nevýhody nebo co s ní jednoduše odpravíte, to jsme vám sepsali v nedávném článku. V novém se proto již detailněji věnujeme začátkům jejího používání právě podnikateli. Ukážeme si, jak na první přihlášení, co je fikce doručení a proč si na ni dávat dobrý pozor. A také si ukážeme nejčastější možnosti přihlášení do datovky, protože způsobů je několik.

Datová schránka je elektronické úložiště pro oficiální komunikaci s úřady, firmami i občany. Pro podnikatele jde o povinný nástroj, který funguje jako e-mail s právní platností – dokument doručený datovkou má stejnou váhu jako papír s razítkem. Právnické osoby jako s.r.o. nebo a.s. získávají datovku automaticky při založení firmy, OSVČ pak od roku 2023 také bez výjimky.

Hlavní přednosti? Ušetříte čas i peníze – místo cest na úřady vyřídíte vše online, komunikace je zdarma a zaslání jiným subjektům stojí 10 Kč. Navíc máte jistotu doručení, a to vždy s okamžitým potvrzením a možnost pracovat kdykoli bez ohledu na otevírací dobu úřadů. Přes datovku podáte daňové přiznání, vyřídíte změny v rejstříku, získáte výpisy atd. Další zajímavosti v tomto článku.

Tady přichází nejdůležitější informace, kterou musí znát každý podnikatel s datovou schránkou: zpráva se považuje za doručenou automaticky po 10 dnech od jejího dodání do schránky, a to i když jste ji třeba vůbec neotevřeli ani neviděli. To se nazývá fikce doručení a v praxi to znamená, že si nemůžete říct „já to nečetl/a, tak to pro mě neplatí". Stát, úřady i soudy s vámi proto budou jednat, jako byste dokument obdrželi a přečetli si ho – a od té chvíle vám běží všechny lhůty.

Příklad: Finanční úřad vám zašle výzvu k zaplacení daně s 2týdenní lhůtou, ale vy se do datovky nepřihlásíte celé 3 týdny. Mezitím zpráva „fikcí doručení" proběhla a lhůta už vám tedy uplynula. Výsledek? Možné penále a nepříjemnosti. A to i když jste o zprávě ani nevěděli. Proto je klíčové schránku pravidelně kontrolovat – ideálně min. jednou týdně, u aktivních firem klidně co den.

Pro běžné přihlašování do své datovky máte hned několik možností. Klasickou cestou je webové rozhraní na webu mojedatovaschranka.cz, kde zadáte své přihlašovací údaje.

Modernější a bezpečnější variantou je přihlášení přes Portál občana nebo eIdentitu, což oceníte hlavně v případě, že už je využíváte. Další možností je klíč eGovernmentu, který vám umožní přihlásit přes PIN přímo v aplikaci Identita občana.

Pokud jste často na cestách nebo potřebujete kontrolovat schránku i mimo kancelář, stáhněte si aplikaci Datová schránka. Přihlásíte se v ní stejnými údaji jako na webu a máte přístup ke všem funkcím včetně notifikací o nových zprávách.

Pro firmy je též důležité vědět, že jednatel může udělit přístup k datovce dalším pověřeným osobám. Například asistentce nebo účetní, aniž by jim musel sdělit své přihlašovací údaje.

Aktuálně máme za sebou již shrnutí základních informací, a nyní i jak s datovkou začít. Další články na téma používání datovky podnikateli máme v přípravě a postupně je na náš blog budeme sázet.

V případě dotazů se nám ve všední dny 9:00–17:00 ozvěte – kontakty v patičce (dole na stránce).