VIRTUÁLNÍ ASISTENTKA: DELEGUJTE NA NI BĚŽNÉ ADMINISTRATIVNÍ ČINNOSTI A UVOLNĚTE SI RUCE NA TO, CO JE V BYZNYSU DŮLEŽITÉ

DOBRÝ DEN, PAVLÍNO. JAK SE MÁTE?

Děkuji za optání. Všechno pěkně jede, daří se. Takže spokojenost.

NEJPRVE TEDY, CO VŠECHNO VIRTUÁLNÍ ASISTENTKA ZASTANE?

Virtuální asistentka může znamenat různé věci pro různé lidi. Je to v zásadě externista, cizí člověk, který vykonává pro menší firmy a živnostníky různé úkony z oblasti administrativy, a pomáhá jim tak s jejich podnikáním. Při intenzivnější spolupráci bývá dokonce i součástí interního týmu. Abych se vrátila k výčtu toho, s čím je k ruce, tak je to většinou primárně back office, tedy věci jako je zařizování věcí (meetingy, letenky, eventy), rešerše, zvedání telefonů, podpora na chatu, fakturace apod. Jelikož trend virtuálních asistentek roste, máme i čím dál větší záběr. My třeba nabízíme i přesahy do obchodu, content a online marketingu, pomoc s weby apod.

Nu a proč je taková asistentka či asistent virtuální? Nebo proč se bavíme o online asistentkách? Jednoduše proto, že taková osoba u klienta nesedí v jeho kanceláři, a běžně ani není na HPP. Zpravidla se totiž potkávají pouze online a nikoli fyzicky. Logicky i proto, že klient využívá pouze daný počet hodin v měsíci a platí jen ty.

KOMU VŠEMU SE SLUŽBY VIRTUÁLNÍ ASISTENTKY HODÍ?

Služby poskytujeme já a kolegyně, resp. i kolegové, různorodým subjektům, a to i velkým firmám. Nejčastěji ve větší míře jsou našimi klienty menší podniky, menší týmy, malé lokální firmy, živnostníci a také freelanceři. Primárním důvodem, proč poptávají naše služby, tedy služby asistentek, je ten, že část běžné administrativy mohou delegovat na nás, a můžou se tak více zaměřit na svůj byznys, který je jejich zdrojem příjmů. Naše služby se tak opravdu hodí i freelancerům, jelikož taková OSVČ si jinak sama musí řešit vše od vyřizování e-mailů a telefonů přes fakturaci po získávání nových zakázek apod. sama. A to jim zabírá čas. A nebo taky díky nám nemusí.

JAKÁ JE PŘIDANÁ HODNOTA VIRTUÁLNÍCH ASISTENTEK?

Pro každého našeho klienta to může být i trochu něco jiného, ale primárně ušetří svůj čas. A ten může může využít efektivněji na svůj core byznys. Pokud chce podnik růst, nemůže jedna osoba či malý tým zastat všechno, musí část běžné administrativy, agendy delegovat. Pokud je to něčí slabá stránka, není problém, i to umíme proškolit. Kromě času pomáháme také šetřit náklady. Jakmile se třeba ukáže, že podnikatel tráví větší část dne telefonáty, které jeho byznys neposouvají, může si najmout nás. Naše služby samozřejmě něco stojí, ale klienti nám platí jen za reálně odpracované hodiny. To znamená, že hned nemusí najímat někoho na fulltime.

A PROČ POPTAT VIRTUÁLNÍ ASISTENTKU ZROVNA OD DELEGI?

Je nás na to víc, máme již vlastní pětičlenný core tým (2 lidé na fulltime) a kromě něj máme i další externisty a partnery. A to i pro zahraniční trhy jako je třeba Polsko. Díky tomu jsme flexibilní a klientovi můžeme vyjít vstříc dle jeho potřeb. Na trhu se navíc pohybuji přes 6 let (myšleno já na IČO), jako firma fungujeme již pátým rokem. Jsme trojka na trhu a průběžně rosteme. Na začátku jsme měli podporu Moravskoslezském kraje, nikdy jsme však nevzali peníze od investora. Rozvíjíme se postupně. Spolupráce s námi může být dlouhodobá ale i krátkodobá, klienti nám platí pouze za odvedenou práci. Za dosavadní působení jsme pomohli již přes 200 z nich.

Jako konkurenční výhodu máme to, že naši klienti mají jasně přiřazené pracovníky, nefunguje to tedy tak, že pro vás každý den pracuje někdo jiný a data o firmě bychom si předávali. Každý projekt má přiřazeného asistenta, působí to důvěrně a vždy se snažíme stát i členy týmu, nejen agendu klienta precizně odbavit. Navíc samozřejmě umíme i s různými online nástroji, takže není problém se přizpůsobit takové formě spolupráce a komunikace, která danému klientovi vyhovuje nejvíc.

Původně jsme nabízeli jen základní rozsah služeb virtuálních asistentek (administrativa, zákaznická linka), ale klienti se na nás začali obracet i o další služby, takže jsme rozšířili záběr a postupem času i tým – přidáváme externisty, kteří jsou schopni obstarat i cizí trhy (krom češtiny a slovenštiny ovládají i polštinu a angličtinu) a nabízíme i specializovanější činnosti, jako je třeba obchod (konzultace, rešerše, strategie, databáze, expanze atd.) a marketing (strategie, produkce, grafika, video, online, weby).

JAK PAK TAKOVÁ VÝPOMOC BĚŽNĚ VYCHÁZÍ FINANČNĚ?

Často začínáme spolupráci tak, že k nám klient do Delegi přijde, uzavřeme klasickou smlouvu (vč. NDA) a první měsíce či měsíce zjišťujeme, na kolik hodin měsíčně nás přibližně bude potřebovat. Při spokojenosti pak může využít z výhodnějších balíčků hodin, kdy hodinová sazba při větším fixním odběru logicky vychází lépe. Placený čas samozřejmě měříme přes aplikaci, běžně na minuty. Ovšem to všechno se včetně cenotvorby dolaďuje v počátcích spolupráce, aby to klientovi dávalo smysl.

Jak jsem říkala, běžně začínáme jakousi pilotní fází bez předem přesně dohodnutého počtu hodin. Tam je základní hodinová sazba 459 Kč bez DPH. Po této fázi si pak klient sám zvolí balíček jakýchsi předplacených hodin, kdy sazba je pak samozřejmě pro něj příznivější. Dle balíčku se následně cena pohybuje mezi 420 Kč až 380 Kč za hodinu. Lepší cenu můžeme nabídnout, když se i my sami můžeme spolehnout na fixní objem práce. Ovšem jsme flexibilní i v tomto a pokud má klient byznys, který podléhá sezónním výkyvům, není ani problém část hodin převést sem a tam, aby to bylo výhodné i pro něj (po domluvě využije část objemu hodin pak v jiném měsíci).

Většina našich klientů jsou spokojení a spolupracujeme s nimi dlouhodobě, část se k nám dle sezónnosti vrací. Postupně nám klienti přibývají, jelikož i jim samotným dává spolupráce smysl. Část se k nám dostala i přes doporučení jiných, čehož si samozřejmě ceníme a vážíme. Základní administrativu mohou totiž přenechat nám a soustředí se na tu svou činnost. A navíc za fixní cenu získají krom zvedání telefonů apod. i specialisty třeba na marketing a obchod. Záleží, co konkrétně vyžadují.

JAK SE Z VÁS VLASTNĚ STALA VIRTUÁLNÍ ASISTENTKA?

Už na střední škole jsem byla aktivní a chtěla si vydělat, nechtěla spoléhat jen na rodiče. Takže už když jsem studovala podnikatelskou školu, sháněla jsem si brigády. První taková byla o tom, že jsem pomáhala e-shopu (stavy skladu, chystání inventury) – byla to jednoduchá práce a něco, co vlastně šlo dělat odkudkoli. Časem jsem si vytvořila na takovou online výpomoc FB stránku. Zprvu šlo spíše o menší částky, ale postupně jsem se tak dostala i k zajímavým jménům (například influenceři a také známé tváře českého byznysu). A pak se to rozběhlo víc.

Byla jsem jednou z prvních, kdo služby virtuální asistentky v ČR nabízel a tehdy byla naše komunita ještě malá. Ovšem postupně se téma a povědomí o takových službách mezi lidi rozšířilo. Zprvu si nedokázali představit, co to je. A báli se na mě, na nás, delegovat věci, co by mohly ohrozit jejich data apod. Tyto služby už byly dříve třeba v Británii a USA, ale tam i u nás nastal největší rozmach těchto služeb v covidu a pak po něm. Spousta firem totiž zjistila, že jde dost činností dělat i online. A v souvislosti s tím pak toho na nás začali víc delegovat. I díky tomu postupně v Delegi rosteme. Přirozeně, organicky, každým rokem. A to i bez jakýchkoli investorů.

ŠEL VÁM BYZNYS ZE ZAČÁTKU DOBŘE? A NYNÍ VŠE ŠLAPE?

Popravdě to nebylo zrovna jednoduché. První měsíce to bylo dost obětování, má to svoji daň, hlavně na čase. Začala jsem se tomu věnovat víc a víc. První měsíce tedy byly horší, asi klasický rozjezd vlastního byznysu, freelancingu. Prostě nestačilo tomu dát jen 8 hodin denně, chtělo to občas i večer, někdy přes víkend. Ovšem pak je člověk svým pánem a může si to nastavit i dost podle sebe. Kromě toho bych zmínila i klasické problémy jako setkání s neplatičem a podvodníkem, ale všechny tyto zkušenosti beru jako know-how, na čem jsem pak založila vlastní firmu. Buď to člověka semele, nebo přijme realitu a pracuje s tím, co se stalo. A využije to pak dál.

Během covidu jsem sama přestala stíhat, minulý rok už jsme tak byli čtyři, letos je nás už pět. A ještě k tomu externí operátoři. Firma roste, jsme v zisku, jdeme nahoru!

TAK SUPER, JEN TAK DÁL. MOC DĚKUJEME ZA ROZHOVOR, PAVLÍNO.