Už víte, co je datová schránka a k čemu slouží, zvládli jste první přihlášení, upravili jste si heslo, víte, proč je důležitá fikce doručení i jak se do ní rychle přihlásit? Tak teď přichází na řadu to podstatné – jak s ní efektivně pracovat v každodenní praxi. Ukážeme si, jak odesílat zprávy, nastavit notifikace, aby vám nic neuniklo, a jak si důležité dokumenty archivovat.

První věc, kterou musíte vědět je, že datová schránka funguje trochu jinak než klasický e-mail. Zatímco v e-mailu píšete text přímo do zprávy, v datovce slouží zpráva jako „obálka" a obsah musíte vložit do přílohy. Samotná zpráva obsahuje jen základní údaje jako předmět a poznámky. Velikost zpráv včetně příloh je 10 MB a zvládá běžné formáty (pdf, zip, docx, xlsx, jpg, png atd.).

1. Přihlaste se do své datové schránky na adrese mojedatovaschranka.cz
2. Klikněte na tlačítko „Napsat zprávu" nahoře vlevo pod svým jménem
3. Vyberte příjemce – zadejte ID datovky nebo vyhledejte dle jména/IČO
4. Vyplňte povinné údaje – předmět a daná pole (lze vepsat i poznámku)
5. Přidejte přílohy – klikněte na „Přidat přílohu" a vybraný soubor nahrajte
6. Zkontrolujte si obsah zprávy a nakonec klikněte na „Odeslat zprávu"
7. Potvrzení o doručení obdržíte do minuty (doporučujeme si ho uložit)

V sekci „Odeslané" pak najdete stav každé zprávy, přičemž doporučujeme zkontrolovat potvrzení o doručení a stahovat si je nebo archivovat (o tom pak ještě dále přímo v tomto článku).

Nejčastější problém podnikatelů s datovou schránkou? Zapomenou se do ní pravidelně přihlašovat. A pak přijde nepříjemné překvapení – zpráva se kvůli fikci doručení považuje za doručenou po 10 dnech, ať už jste ji viděli nebo ne. Proto jsou notifikace naprostý základ. Celkem máte na výběr 3 typy, přičemž je můžete samozřejmě i kombinovat mezi sebou.

Pro jejich nastavení se přihlaste do své datové schránky (datovka > Nastavení > Notifikace > Notifikace e-mailem → zadejte e-mail a vyberte variantu). Na výběr máte 2 varianty: základní (jen info o příchodu zprávy, bezpečnější) nebo rozšířenou (navíc předmět a odesílatel, praktičtější pro osobní e-mail). Důležité: Notifikace vás jen upozorní, že přišla zpráva. Samotné přečtení e-mailu nedoručuje zprávu v datovce! Ta se doručí až po přihlášení a otevření přímo v datovce.

Pokud chcete mít jistotu i bez internetu, pošlete SMS s textem „ANO SCHRANKY" na číslo 90211 a služba se aktivuje automaticky. Můžete dostávat SMS při každé nové zprávě nebo denní shrnutí jednou ráno (mezi 8:00–11:00). Služba Premium SMS je zpoplatněná, aktivní pro 300 SMS, pak je potřeba prodloužit.

Stáhněte si aplikaci Datová schránka (Android/iOS) nebo Mobilní klíč eGovernmentu a povolte jí posílat vám push notifikace. Pak se vám zprávy zobrazí přímo v telefonu jako běžné upozornění.

Tady přichází možná nejnepříjemnější překvapení, které čeká nové uživatele datové schránky: zprávy se po 90 dnech automaticky mažou. Žádné varování, než se tak stane, prostě pak samy zmizí. Proto je archivace tak zásadní věc. Pojďme si ukázat, jaké má podnikatel možnosti:

Zkušební trezor ZDARMA: Každý nový uživatel datové schránky dostane automaticky zkušební trezor na 3 měsíce s kapacitou 500 zpráv. Celkem tedy máte až 6 měsíců ochrany (90 dní standardně + 3 měsíce trezor). Po vypršení se služba automaticky deaktivuje a neplatíte nic.

Mimochodem obnova smazaných zpráv je možná, resp. pokud vám zprávy už zmizely, lze je obnovit do 60 dnů po smazání. Jde o placenou službu hrazenou z kreditu, přičemž cena za obnovu jedné zprávy je 50 Kč (vč. DPH). Službu lze využít i bez aktivního Datového trezoru.

Aktuálně máme za sebou již shrnutí základních informací, jak s datovkou začít a jak ji v běžném provozu používat. Další články na téma používání datovky podnikateli ještě připravujeme:

V případě dotazů se nám ve všední dny 9:00–17:00 ozvěte – kontakty v patičce (dole na stránce).