Pokud jste se v našem seriálu Jak začít podnikat dostali až sem, máte za sebou spoustu práce! Nyní už víte, v čem chcete podnikat, zvolili jste si právní formu, máte promyšlený název, sídlo i plán financování. Teď ale přichází část, která sice není tolik vidět, ale rozhoduje o tom, jestli vaše podnikání bude fungovat dlouhodobě – účetnictví a povinnosti vůči státu. Pojďme na to!

Právě u tohoto bodu spousta nových podnikatelů narazí. Nadšení z nápadu a prvních zakázek často přehluší nutnost vyřešit si systém – a pak přichází realita v podobě faktur, účtenek, daní, odvodů a termínů, které se nedají ignorovat. Kdo si účetnictví ohlídá hned na začátku, bude pak mít klid na práci. Kdo jej odloží, ten později bude dohánět chaos a chyby, které ho mohou stát dost peněz.

Přitom účetnictví nemusí být strašák. Stačí pochopit základní rozdíly mezi OSVČ a společností s ručením omezeným, vědět, co se musí hlídat pravidelně, a co stačí jednou ročně, a mít přehled o povinných odvodech a termínech. V tomto článku vám proto ukážeme, jak na to krok za krokem, abyste měli všechno pod kontrolou – a mohli se soustředit na to, co vás na podnikání baví nejvíc.

Z hlediska účetnictví a administrativy je zásadní, jestli podnikáte jako fyzická osoba (OSVČ), nebo jste si založili s.r.o., tedy společnost s ručením omezeným. Povinnosti se u nich totiž liší – a rozdíly mohou ovlivnit nejen to, kolik času vám účetnictví zabere, ale i kolik za něj zaplatíte.

Pokud chcete začít podnikat jako živnostník, můžete si zvolit, zda budete vést daňovou evidenci, nebo uplatníte paušální výdaje. Pro mnoho začínajících podnikatelů je právě paušál nejjednodušší – neřešíte každou účtenku, jen evidujete příjmy a odvody. Na druhou stranu, OSVČ ručí za své závazky celým majetkem, takže chyby v účetnictví či daňová pochybení dopadnou přímo na vás.

Společnost s ručením omezeným má povinnost vést podvojné účetnictví a odevzdávat účetní závěrku do sbírky listin. Vyžaduje to tedy více administrativy, ale zároveň chrání osobní majetek jednatele. Účetní agenda bývá rozsáhlejší – musíte totiž řešit faktury, mzdy, DPH, rezervy i odpisy. Proto většina firem spolupracuje s externí účetní či účetní kanceláří, která jim je pak zpracovává.

Účetnictví není jen o fakturách. Jde o celkový systém, který vám pomůže mít přehled o tom, kolik vyděláváte, kolik utrácíte a kdy vás čekají odvody a daně. Správně nastavené účetnictví vám ušetří stres i peníze – a pomůže vám včas reagovat, pokud se byznys nevyvíjí podle plánu.

Pokud podnikáte jako OSVČ, čeká vás po ohlášení živnosti několik registrací. Musíte se přihlásit k dani z příjmů fyzických osob na finančním úřadě, k sociálnímu pojištění na okresní správě sociálního zabezpečení a k zdravotnímu pojištění u své zdravotní pojišťovny. Pokud plánujete vystavovat faktury s DPH, přihlaste se i k registraci k DPH – buď dobrovolně, nebo po dosažení zákonného obratu. Praktické je i založit si bankovní účet pro podnikání, i když to povinné není.

U s.r.o. se registrace k dani z příjmů právnických osob provede automaticky zápisem do rejstříku. K DPH je pak nutné se registrovat při překročení obratu 2 miliony Kč za 12 po sobě jdoucích měsíců či dobrovolně. Pokud bude firma vyplácet odměny jednatelům či mzdy zaměstnancům, je třeba se zaregistrovat i jako plátce pojistného na OSSZ a u zdravotní pojišťovny. Firma by měla mít i svůj bankovní účet a od začátku nastavený systém evidence dokladů pro povinné podvojné účetnictví.

Každý podnikatel musí nějakým způsobem evidovat své příjmy a výdaje.

• OSVČ vedou buď daňovou evidenci (sleduje, kolik skutečně vyděláte a utratíte), nebo používají paušální výdaje (např. 60 % z příjmů u většiny činností).
• S.r.o. musí vést podvojné účetnictví, které zachycuje všechny operace, tedy je kompletním finančním obrazem firmy (faktury, mzdy, odpisy, závazky, pohledávky)

• Vystavování a evidence faktur – každá přijatá i vydaná faktura musí být zaúčtovaná
• Daně, zálohy, pojistné – OSVČ platí zálohy na pojištění, firmy daně z příjmu, DPH atd.
• Evidence pokladny a banky – kontrola příjmů a výdajů, vedení dokladů apod.
• Mzdy a personalistika – se zaměstnanci přibývá agenda kolem mezd, přihlášek a odvodů

U OSVČ se rok uzavírá většinou jednoduše – připravíte si podklady o příjmech a výdajích, případně přehled paušálních výdajů, a zpracujete daňové přiznání k dani z příjmů fyzických osob. Následně odevzdáte i přehledy pro sociální správu a zdravotní pojišťovnu, dle nichž se odvody dopočítají.

U s.r.o. je proces formálnější a firma musí zpracovat účetní závěrku, která zahrnuje rozvahu, výsledovku a přílohu, a následně podat daňové přiznání k dani z příjmů právnických osob. Poté je nutné závěrku uložit do sbírky listin v rejstříku. I tady se vyplatí mít vše v pořádku průběžně.

I když to možná zní složitě, většinu úkonů zvládne zkušený účetní během několika hodin. Důležité je mít v pořádku podklady – faktury, výpisy z účtu, doklady o nákupech a smlouvy.

Pokud byste kdykoli s účetnictvím potřebovali pomoci, stačí se na nás samozřejmě obrátit.

Zákon ukládá podnikatelům povinnost uchovávat účetní doklady obvykle 10 let. To znamená, že každá faktura, potvrzení o platbě nebo smlouva by měla mít své místo – ideálně i v digitální podobě. Dnes už existuje řada online nástrojů, které tuto rutinu usnadňují. Pomohou vám třídit doklady, automaticky načítat faktury a vytvářet přehledy o hospodaření.

V začátcích podnikání se snadno stane, že něco zapomenete. Jenže finanční úřad, správa sociálního zabezpečení ani pojišťovny pro to moc pochopení nemají. Chyby v termínech nebo neúplné podklady mohou vést k pokutám, penále či úrokům z prodlení. Typicky se to týká:

• Opožděné podání daňového přiznání nebo přehledu o příjmech a výdajích
• Neuhrazené zálohy na sociální a zdravotní pojištění
• Nesprávně vystavené faktury či nezaúčtované faktury
• Špatně vedená evidence pro DPH nebo nepodané kontrolní hlášení

Zpočátku se částky mohou zdát malé, ale pokud se problémy nasčítají, může jít i o desítky tisíc. Dobrou prevencí je nastavit si systém připomínek a termínů či spolupracovat s účetní, která vše ohlídá za vás. Úřady většinou nemají problém odpustit první drobné pochybení, pokud ho rychle napravíte. Ale u opakovaných chyb či dlouhodobého ignorování povinností bývají nekompromisní.

Ať už budete podnikat jako OSVČ nebo s s.r.o., první rok bývá o zorientování se v povinnostech a vytvoření systému, který vám usnadní život. Tady je stručný přehled toho nejdůležitějšího:

Když budete mít tyto kroky pod kontrolou, vyhnete se zbytečným chybám i stresu a podnikání pro vás zůstane tím, čím má být – cestou k nezávislosti, ne noční můrou plnou papírů.

V případě dotazů se nám ve všední dny 9:00–17:00 ozvěte – kontakty v patičce (dole na stránce).

1. Má cenu se do podnikání pouštět? → článek Analýza trhu a základní rozvaha
2. Jakou formu má podnikání mít? → článek OSVČ vs. s.r.o. a další možnosti
3. Jaké sídlo pro podnikání zvolit? → článek Vlastní adresa vs. virtuální sídlo
4. Jak mám svou firmu pojmenovat? → článek Název firmy, resp. vaší značky
5. Na čem budete vydělávat peníze? → článek Financování a rozpočet
6. Jak řešit odvody, účty a daně? → článek Účetnictví a další povinnosti
7. Jak přesvědčit zákazníky k nákupu? → článek Tvorba webu a firemní identity
8. Jak zaujmout potenciální zákazníky? → článek Marketingová strategie
9. Jak podnikání na začátku rozjet naplno? → článek Provoz a první zákazníci