Mít datovou schránku už dávno není jen zákonná povinnost, ale pro chytrého podnikatele především nástroj, který mu zároveň šetří čas i peníze. Přesto se kolem ní stále točí spousta otázek: Co když ztratím heslo? Jak nepropást důležitou lhůtu na dovolené? A proč mi do schránky přišla pokuta za parkování, když s podnikáním nesouvisí? Připravili jsme pro vás další díl našeho seriálu, tentokrát jako praktický tahák s tipy, jak si správu datovky ještě víc usnadnit, vyhnout se zbytečným pokutám a vše mít pod kontrolou doslova na pár kliknutí.

Ztracený papír s přístupy už nemusí znamenat výlet na poštu a tam čekání ve frontě. Pokud jste zapomněli heslo, nebo se vám nedaří přihlásit, nejrychlejším je přihlášení přes Identitu občana.

• Využijte Bankovní identitu (Bank iD): Na přihlašovací stránce datových schránek zvolte možnost „Identita občana" a následně svou banku. Po potvrzení v aplikaci vás systém pustí do schránky. Je to nejjednodušší způsob, který dnes využívá většina podnikatelů.
• Nastavte si ihned nové heslo: Jakmile se pomocí Bank iD nebo třeba Mobilního klíče eGovernmentu do schránky dostanete, stačí přejít do Nastavení – Možnosti přihlášení a tam si nastavit nové uživatelské heslo.
• Zneplatnění starých údajů: Pokud máte podezření, že se k vašim starým údajům dostal někdo nepovolaný, můžete v rozhraní nechat staré heslo zneplatnit a vygenerovat si nové přístupové údaje, které vám dorazí buď do e-mailu, nebo si je stáhnete přímo v portálu.

Tímto způsobem vyřešíte krizovou situaci během dvou minut z pohodlí domova a zcela zdarma.

Standardně se zprávy v datovce po 90 dnech mažou. Pokud nechcete platit za Datový trezor, nejlepším tipem pro bezplatné zálohování je stahování zpráv přímo do počítače nebo cloudu:

• Využijte formát .zfo: V detailu zprávy zvolte možnost „Stáhnout celou zprávu" a získáte soubor ve zmíněném formátu, který není prostý text, ale digitální originál obsahující elektronické podpisy a časová razítka, takže i po letech pak prokážete pravost dokumentu.
• Vytvořte si archivní složku: Doporučujeme soubory ukládat strukturovaně (např. podle let a typu dokumentu). K otevření těchto souborů mimo rozhraní datovky můžete použít bezplatný program 602XML Form Filler nebo Portál občana.
• Pozor na prostý tisk: Pokud si zprávu vyexportujete do .pdf nebo vytisknete na papír, ztrácí právní sílu originálu; pro úřední účely si proto vždy uchovávejte původní soubor.

Tzv. fikce doručení je strašákem každého podnikatele, protože zpráva se považuje za doručenou 10. dnem od jejího dodání, i když ten se do své schránky vůbec nepřihlásil. Abyste se vyhnuli zmeškaným lhůtám a pokutám, postupujte podle těchto tipů:

• Pravidlo 10 dnů: Počítejte s tím, že od okamžiku, kdy úřad zprávu pošle, máte přesně 10 kalendářních dnů na to, abyste ji otevřeli „dobrovolně". Desátý den se zpráva „otevře" sama (ze zákona) a od následujícího dne začínají běžet lhůty pro odvolání nebo platbu.
• Nastavte si „pojistku" v podobě notifikací: Nezkoušejte si pamatovat, že se máte do schránky podívat. V nastavení si aktivujte e-mailová upozornění. Jakmile vám pípne e-mail, víte, že máte 10 dní na to, abyste si v klidu sedli k počítači a zprávu přečetli.
• Delegujte přístup ve své nepřítomnosti: Pokud víte, že budete mimo signál (např. na dovolené, v nemocnici), určete si v Nastavení tzv. Pověřenou osobu. Ta může zprávy sledovat za vás, čímž zabráníte tomu, aby lhůta uplynula, zatímco jste nedostupní.

Nespoléhejte na paměť a nechte schránku, ať se vám ozve sama – máte tyto možnosti:

• E-mailové notifikace (zdarma): V nastavení si zvolte „Notifikace e-mailem", kdy doporučujeme variantu „Rozšířená", která vám do e-mailu napíše i odesílatele a předmět zprávy; aktuálně je to nejpopulárnější způsob, a navíc zcela bezplatný.
• SMS notifikace (placené): Pokud chcete mít jistotu i bez internetu, můžete si aktivovat zasílání SMS zpráv. Tato služba je zpoplatněna (cca 3 Kč za zprávu, hradí se formou kreditu nebo Premium SMS) a hodí se pro ty, kteří svůj e-mail nekontrolují na denní bázi.
• Push notifikace (zdarma): Pokud používáte mobilní aplikaci Datová schránka nebo Mobilní klíč eGovernmentu, můžete si zapnout upozornění přímo na displej telefonu.

Jako podnikající fyzická osoba máte 2 oddělené identity. Klíčem je tak vědět, kde co hledat:

• Pokuty za rychlost, za parkování, poplatky obci, exekuční příkazy: Tyto soukromé záležitosti chodí do schránky fyzické osoby (občana).
• Daně, odvody na sociální a zdravotní či komunikace s živnostenským úřadem: Tyto zprávy chodí do schránky podnikající fyzické osoby (OSVČ).
• Pozor na chyby úřadů: Úřady občas pošlou zprávu do „nesprávné" schránky! Právně je však doručení platné v obou případech, a tak nic nepodceňujte.

Znalost ID schránky (unikátní kód) protistrany je nutná pro odeslání zprávy. Najdete ho snadno:

• ID vlastní schránky: Své ID vidíte hned po přihlášení v záhlaví schránky u svého jména.
• ID partnera či firmy: Přímo ve své schránce zvolte možnost „Napsat zprávu" a poté do vyhledávacího pole zadejte název daného subjektu nebo přímo jeho IČO.
• Veřejný seznam seznam.gov.cz: Pozor, pokud zde firmu či podnikatele nenajdete, pak pravděpodobně nemá aktivován příjem soukromých zpráv od jiných subjektů.

Špatná zpráva je, že datovku nelze vypnout ani dočasně pozastavit. Fikce doručení běží i o dovolené. Jak to tedy šikovně a vědoucně vyřešit?

• Jmenujte pověřenou osobu: V nastavení můžete udělit přístup např. účetní, asistentce či rodinnému příslušníkovi. Ten dostane své vlastní údaje a může schránku hlídat za vás.
• Omezení práv: Pověřené osobě můžete nastavit, že smí zprávy pouze číst, ale nikoli je odesílat. Vy tak můžete zůstat v klidu a o důležité poště se dozvíte včas.

Osud vaší datové schránky závisí na tom, co se děje s vaším podnikáním v registru:

• Při přerušení (pozastavení) živnosti: Schránka zůstává aktivní. Jako podnikatel stále existujete, jen prostě nevykonáváte činnost. Stát s vámi proto bude dál komunikovat přes datovku (např. ohledně daní za minulé období).
• Při úplném zrušení živnosti: Schránka bude znepřístupněna automaticky poté, co zprávu o zániku obdrží správce systému (obvykle několik dní po výmazu z rejstříku).
• Přístup k archivu: I po znepřístupnění se do schránky můžete ještě nějakou dobu přihlásit a prohlédnout si staré zprávy, ale nové už nepřijdou a žádné neodešlete.

Datová schránka pro fyzické osoby podnikatele a také pro firmy má svá specifika, a proto jsme jim věnovali celý seriál článků – pokud trochu tápete nebo možná máte mezery, vše najdete na blogu:

V případě dotazů se nám ve všední dny 9:00–17:00 ozvěte – kontakty v patičce (dole na stránce).