Již je vám díky našemu seriálu jasné, jak datová schránka funguje, jak se do ní přihlásit a jak z ní posílat zprávy, jak si nastavit notifikace a zapnout archiv? Chápete, i jak vás ovlivňuje fikce doručení? Skvělé! Pak již náklady a čas šetříte. Nyní, zvlášť pokud máte firmu, vám vaši komunikaci pomůžeme ještě povýšit. Datovka totiž nabízí i funkce, které vám umožní efektivně pracovat s dokumenty, delegovat úkoly a propojit ji i s vašimi interními systémy. Jste připraveni přejít z přijímání zpráv k efektivnímu řízení své administrativy? Pojďme na to.

Jako majitel či jednatel firmy jistě víte, že váš čas je ta nejcennější komodita. Logicky nemůžete nonstop kontrolovat firemní datovou schránku – co když jste i někdy na dovolené, nebo prostě jen potřebujete, aby rutinní práci zajistil váš asistent, právník nebo účetní? Řešením je delegování přístupu. Nezapomeňte – vaše firma, zvláště pokud sídlí na exponované adrese, vyžaduje, aby důležitá komunikace plynula bez ohledu na to, kde se zrovna vy sami nacházíte.

• Kontinuita: Zpráva přijde, i když jste mimo kancelář, ale lhůty běží, ať chcete, nebo ne
• Specializace: Účetní potřebuje přístup k dokumentům, právník k soudním obsílkám...
• Oddělení rolí: Snižujete riziko chyb a zároveň velmi šikovně zvyšujete interní kontrolu

Datovka nabízí jasně definované role, abyste měli plnou kontrolu nad tím, co kdo smí a nesmí:

1. Přihlaste se do Datové schránky jako oprávněná osoba (držitel schránky)
2. V levém menu zvolte NASTAVENÍ
3. Přejděte na sekci UŽIVATELÉ
4. Klikněte na „Nový uživatel" a vyplňte údaje osoby, které chcete přístup udělit

Klíčové pravidlo: Přiřaďte pouze ta oprávnění, která jsou nezbytně nutná. Pravidelně pak seznam osob kontrolujte a ty, které již přístup nepotřebují, zrušte. Samotné přidání uživatele je zdarma.

Drtivá většina komunikace probíhá digitálně, ovšem občas se dostanete do situace, kdy po vás například banka nebo partner vyžaduje listinný dokument s úředním razítkem. A přesně pro tyto chvíle existuje Autorizovaná konverze. Konkrétně jde o úkon, při kterém se dokument převede buď z elektronické formy do listinné formy, nebo naopak z listinné formy do té elektronické.

Důležitý fakt ohledně autorizované konverze: Dokument, který vznikne jejím prostřednictvím pak má stejnou právní sílu a účinnost jako originál. Nahrazuje tedy úředně ověřenou kopii.

1. Identifikace zprávy: Poznamenejte si číslo ID datové zprávy, kterou chcete konvertovat
2. Návštěva Czech Pointu: Navštivte libovolný CP (například na poště, u notáře, na úřadě)
3. Provedení konverze: Předložte ID zprávy a úředník ji z datovky vytiskne a opatří doložkou

1. Příprava listiny: Připravte si originál (nebo úředně ověřenou kopii) k převodu
2. Návštěva Czech Pointu: Navštivte libovolný CP (např. na poště, u notáře, na úřadě)
3. Provedení konverze: Předložte listinu, úředník ji digitalizuje a opatří doložkou
4. Doručení do datovky: Požádáte úředníka o odeslání souboru do vaší datové schránky

Cena konverze: Za každou i započatou stránku konvertovaného dokumentu zaplatíte poplatek ve výši 30 Kč. Tato cena je platná a shodná pro převod z listinné do elektronické i naopak.

V roce 2025 je již manuální stahování, rozesílání a archivování stovek datových zpráv pomalu reliktem minulosti. Efektivity dosáhnete až ve chvíli, kdy datovku propojíte se svým firemním softwarem. Cílem je, aby fungovala jako další složka v cloudu, kterou automaticky zpracovávají vaše systémy. Základem je vždy využívání tzv. aplikačního rozhraní (API), které vám umožní programové propojení schránky s externími aplikacemi. Jaké 2 možnosti propojení se nabízejí?

Pokud vaše účetní či ERP systémy (Pohoda, SAP a další) podporují integraci, můžete nastavit:

• Stahování zpráv: Nové zprávy se automaticky stahují a ukládají na firemní server/cloud
• Třídění dle odesílatele: Systém rozezná zprávu a automaticky ji zařadí do příslušné složky
• Upozornění do CRM: Důležitá zpráva se rovnou vloží ke kartě klienta nebo k dané kauze

Pro firmy s vlastním IT oddělením či specifickými požadavky je nejlepší přímé využití API rozhraní datových schránek (ISDS). Tím získáte plnou kontrolu, můžete si psát skripty a řešení, například:

• Hromadné rozesílání datových zpráv stovkám odběratelů/partnerů
• Vytvoření interního portálu, kde si zaměstnanci mohou zprávy z datovky vyhledávat v uživatelsky přívětivém prostředí
• Vytvoření testovacího prostředí (EDU), kde si můžete implementaci před spuštěním vyzkoušet

1. Zkontrolujte software: Zjistěte u dodavatele vašeho účetního, spisového nebo ERP systému, zda již datovou schránku integrují; dnes je to u firemního software standard
2. Oslovte IT partnera: Pokud potřebujete řešení na míru, požádejte vašeho IT konzultanta, aby prozkoumal dokumentaci k API ISDS a navrhl řešení

Gratulujeme. S tímto dílem se z vás stal pokročilý uživatel firemní datové schránky. Zvládáte nejen přijímat a odesílat zprávy, ale případně rovněž delegovat přístupy, mít vždy po ruce úředně ověřenou kopii dokumentu a hlavně – datovou schránku jste zapojili do automatizovaného chodu vaší firmy. Správně nastavené přístupy a integrace vám uvolní ruce pro skutečně důležité věci.

Aktuálně máme za sebou již shrnutí základních informací, jak s datovkou začít a jak ji v běžném provozu používat a čerstvě i jak využít pokročilé funkce. Zbývá nám tedy již jen jeden článek.

V případě dotazů se nám ve všední dny 9:00–17:00 ozvěte – kontakty v patičce (dole na stránce).